Virtuální týmy, mezinárodní spolupráce a řízení na dálku: příležitost, nebo hrozba?
Prakticky každá globální společnost využívá spolupráce lidí z různých zemí, měst a často i kultur a časových pásem. Často však tato spolupráce přináší problémy, zmatky, nedorozumění a frustraci.
Přitom stačí tak málo….!
V našich programech Management virtualní spolupráce, které jsou v českých podmínkách unikátní, se na příkladech z praxe díváme, jak spolupráci na dálku efektivně využít a předejít problémům, které s sebou přináší. Poměrně komplikovanou tématiku, ve které se spojují umění managementu, komunikace, týmové spolupráce, interkulturní komunikace a využití technologií, uchopíme vždy jednoduše a prakticky.
Jak manažerský “selský rozum” propojit s poměrně sofistikovanými principy distribuované pracovní síly a virtuálních týmů, abyste ve vaší firmě či vašem týmu dokázali rozbořit hranice kanceláře a začali působit skutečně globálně?
Několik oblíbených omylů o spolupráci na dálku
1. “O spolupráci na dálku je nutno psát jen vážně postavené studie.“ Tímto omylem bychom chtěli dnešní spíše nevážný článek uvést. Vlastně jsme ho nikdy ani neslyšeli, ale přeci jen, co kdyby: následující omyly jsou poskládané z mnoha konverzací a konzultačních hodin strávených v různých firmách, kde pomáháme implementovat především manažerské a komunikační postupy pro využití spolupráce lidí, kteří nesdílí stejné pracoviště. Všechny příklady jsou tedy z praxe a skutečně si je někdo někdy myslel. Zároveň ale, a to je ta dobrá zpráva, všechny z nich jsou řešitelné.
2. “Postavíme týmy po celém světě, podle toho, kde jsou nejlevnější zdroje, a zvítězíme.” To může fungovat v případě velké náhody, ale bez daleko širších úvah o tom, jak zorganizovat lidi a workflow, to skončí spíše špatně. Transakční náklady na komunikaci mohou spolupráci velice prodražit, společně s cenou za chyby a nedorozumění, lokální management, sladění lidí dohromady, překonávání časových pásem a kulturních rozdílů a implementaci nových technologií.
3. “Spolupráce na dálku se nás netýká, protože jsme česká firma.” Když myslíte. Ale ti vaši konkurenti, kteří dokáží využít i zdrojů mimo sídlo vaší firmy a dokáží spolupráci správně nastavit, vám časem začnou zatápět pod kotlem díky nižším nákladům, vyšší efektivitě, aktivitou na jiných trzích, apod. A nemusíte jít mimo ČR, stačí využít lidí z jiných měst, home-workerů, apod.
4. “Budeme spolupracovat na dálku, ale žádné speciální technologie nepotřebujeme.” Samozřejmě, telekonferenční hovory se dělaly už od dob Grahama Bella (či trochu později, dobrá). Ale na nich se komunikace na dálku pouze postavit nedá, nemluvě o tom, že budete potřebovat i pár dalších nástrojů a budete je potřebovat implementovat centrálně a pokud možno v celé firmě.
5. “Nám to fungovat bude, protože jsme koupili sadu těch nejdražších a nejpropracovanějších technologických nástrojů.” Pokud jste zároveň ve firmě nevybudovali kulturu distribuované pracovní síly a managementu virtuálních týmů, pak vás nezachrání ani stroj času. O technologiích spolupráce na dálku není, jakkoli bez nich to nejde.
6. “Management je starý jako lidstvo samo. Bude fungovat na dálku, jako fungoval při klasikém řízení.” Ano, i při spolupráci na dálku musíte manažersky zajistit např. zadávání úkolů, jejich monitoring, předávání, motivování lidí, řešení problémů a vše další, co způsobí výkon vašeho týmu. Ale to, že s lidmi musíte komunikovat dost novým způsobem, vyžaduje u většiny manažerských úkonů modifikaci pro realitu distribuované pracovní síly a virtuálních týmů, a klasické postupy úplně nefungují.
7. “Na nějakém programu nám řekli, že videokonference jsou lepší, než telekonference. Ale lidi je nepoužívají.” Na tom programu měli pravdu. Ale vaši lidi asi ví, proč videokonference nepoužívají, a nemusí to být jejich chyba. Třeba je ovládání videokonferencí moc složité. Nebo je nutno komplikovaně rezervovat videomístnosti. Nebo tuto možnost mají jen někde, a ti, se kterými je nutno volat, ji nemají. Nebo je obraz trhaný. Nebo je zpožděný zvuk vůči videu. Zkrátka aby videokonference fungovaly, musí to být naprosto komfortní a univerzálně dostupný nástroj, jinak spíš zůstaňte u telekonferencí.
8. “S Indy a Američany (pozn.: dosaďte libovolné jiné národnosti) se nějak domluvíme, a oni mezi sebou taky.” Domluvíte, anglicky to jakž takž půjde. Ale dost možná si nebudete rozumět v klíčových konceptech týkající se toho, jak vůbec pracovat, reportovat, řešit problémy, domlouvat se na řešeních a vůbec všem, týkající se vlastní pointy komunikace. Zejm. americká kultura a kultura mnoha evropských zemí má hodně jiné zvyklosti než např. právě indická, čínská, japonská – zároveň ale stačí znát klíč k tomu, kde najít hlavní rozdíly a jak jim předejít, a minimálně základním problémům můžete předejít. Docela silné rozdíly se dají najít i v pracovních kulturách různých evropských zemích. Je užitečné se nad nimi zamyslet, než se do spolupráce pustíte.
9. “Pomoc! Tady to nikdo neřídí!“ Ano, při spolupráci na dálku zažívají členové týmu občas frustraci z chybějící ruky pana či paní vedoucí. Ale to je svým způsobem dobře. Spolupráce na dálku vyžaduje od členů týmu nebývalou míru samostatnosti a iniciativy, schopnosti se sebemotivovat, držet si pozornost na úkolu a sám si zajistit zdroje. Řídit lidi, kteří na toto připraveni nejsou, možná jde mikromanagementem, ale ten se na dálku dělá hodně špatně. Proto lidi na spolupráci na dálku dobře připravte, možná nakonec budou frustrovanější než vy, jejich vedoucí.
10. “Pomoc! Moji podřízení si dělají co chtějí!“ Máte naše sympatie, protože i při spolupráci na dálku je nutné dodržovat klíčové procesy a limity konkrétního úkolu. Ale co když se jich členové týmů drží, jen najednou začínají být iniciativnější, spojovat se s lidmi ve firmě, se kterými to vzhledem k úkolu dává největší smysl, občas mají tendence přestat dělat zbytečné věci a někdy naopak přijdou s něčím, co ani zadáno neměli. Zkrátka, přestávají se chovat jako mikro-managované ovce. Pokud toto chcete, protože chápete, že to váš tým učiní akčnějším, spolupráce na dálku vám přinese nečekanou přidanou hodnotu. Pokud ale potřebujete vládnout pevnou rukou s každodenní fyzickou kontrolou, budete to mít vy i vaši podřízení těžké (ale pokud jinak nedáte, existují i mikromanažerské postupy pro spolupráci na dálku).
11. “Omylů o spolupráci na dálku je jen 11.“ Jistě tušíte, že by se dalo pokračovat ještě dlouho. Omyly ohledně využití e-mailů, práce z domova, týmových rolí ve virtuálních týmech, ohledně celé sociální roviny spolupráce na dálku… Ale to si necháme na nějaké další pokračování nebo na setkání někde na programu.
Daniel Franc
Developer and Startup Community Manager, Google Konzultant
Shine Leadership
